مدیریت انبار در ووکامرس؛ روش‌های عملی برای فروشگاه‌های پرمحصول

یکی از مشتری‌هایم فروشگاه پوشاک داشت با حدود سیصد محصول متغیر؛ هر کدام چند رنگ و چند سایز. هر بار که بار جدید می‌رسید، یکی از همکارانش یک روز کامل پشت سیستم می‌نشست، محصول را باز می‌کرد، تب متغیرها را باز می‌کرد، هر متغیر را جدا باز می‌کرد و عدد موجودی را عوض می‌کرد. ایراد از ووکامرس نبود؛ ایراد از روش کار بود.

همین تجربه و چند مورد مشابه باعث شد افزونه‌ای برای ویرایش سریع موجودی بنویسم. اما قبل از اینکه سراغ ابزار برویم، باید تنظیمات پایه درست باشد. این مقاله درباره همین‌هاست. اگر فروشگاه را تازه راه انداخته‌اید، نگاهی هم به راهنمای راه‌اندازی فروشگاه ووکامرس بیندازید.

تنظیمات سراسری موجودی

در «ووکامرس > پیکربندی > محصولات > موجودی» این‌ها را تنظیم کنید:

مدیریت موجودی: فعال. بدون این گزینه، ووکامرس فقط وضعیت «موجود» و «ناموجود» را می‌شناسد و تعداد را کم نمی‌کند.

نگه‌داشتن موجودی: این عدد به دقیقه تعیین می‌کند سفارش پرداخت‌نشده چقدر موجودی را رزرو نگه دارد. اگر خیلی کم باشد، مشتری‌ای که در صفحه بانک معطل شده ممکن است برگردد و ببیند کالا تمام شده. اگر خیلی زیاد باشد، سفارش‌های رهاشده موجودی را قفل می‌کنند. من معمولاً با شصت دقیقه شروع می‌کنم و بعد بر اساس رفتار مشتری‌ها تنظیم می‌کنم.

آستانه کمبود و اتمام: آستانه کمبود عددی است که وقتی موجودی به آن رسید، ایمیل هشدار ارسال می‌شود. برای فروشگاهی که تأمین‌کننده‌اش یک هفته طول می‌کشد تا بار برساند، این عدد باید بر اساس فروش یک هفته تعیین شود، نه یک عدد دلخواه.

نمایش ناموجودها: اگر محصولات ناموجود را از فروشگاه پنهان کنید، صفحه‌شان همچنان در گوگل ایندکس است ولی از فهرست‌ها حذف می‌شود. من ترجیح می‌دهم نمایش داده شوند و پایین فهرست بروند، به‌خصوص اگر قرار است دوباره موجود شوند.

موجودی در سطح محصول و متغیر

در محصول متغیر، موجودی را می‌شود در سطح کل محصول یا در سطح هر متغیر مدیریت کرد. اگر هر رنگ و سایز موجودی جدا دارد، که تقریباً همیشه همین‌طور است، مدیریت را در سطح متغیر انجام دهید و تیک مدیریت موجودی در سطح محصول اصلی را بردارید. ترکیب این دو، یکی از رایج‌ترین دلایل عددهای عجیب موجودی است که دیده‌ام.

پیش‌خرید

گزینه «اجازه پیش‌خرید» سه حالت دارد: اجازه نده، اجازه بده و به مشتری اطلاع بده، اجازه بده. اگر کالایی را با تأخیر می‌فرستید، حالت دوم را انتخاب کنید و در توضیح محصول زمان تقریبی ارسال را بنویسید. حالت سوم، یعنی پیش‌خرید بی‌صدا، معمولاً به تماس‌های عصبانی ختم می‌شود.

SKU؛ پایه هر سیستم انبار

اگر قرار است روزی موجودی را با نرم‌افزار حسابداری، انبار یا فروشگاه حضوری هماهنگ کنید، SKU تنها شناسه‌ای است که می‌شود به آن اعتماد کرد. نام محصول عوض می‌شود، شناسه وردپرس بین سایت اصلی و آزمایشی فرق دارد، ولی SKU ثابت می‌ماند. منطق ساختن یک SKU خوب را در کد SKU چیست توضیح داده‌ام.

پیشنهاد عملی‌ام این است که SKU را طوری بسازید که با نگاه کردن به آن بشود محصول را حدس زد. مثلاً برای تی‌شرت مشکی سایز L از یک مدل مشخص، چیزی شبیه TSH-104-BLK-L. وقتی انباردار برچسب را می‌خواند، لازم نیست سیستم را باز کند.

ویرایش گروهی موجودی

ویرایش گروهی خود ووکامرس

در فهرست محصولات، چند محصول را انتخاب کنید و «ویرایش» را از اقدامات گروهی بزنید. می‌توانید وضعیت موجودی را تغییر دهید یا تعداد را تنظیم کنید. محدودیتش این است که روی متغیرها کار نمی‌کند و برای عدد متفاوت برای هر محصول مناسب نیست.

درون‌ریزی و برون‌بری CSV

ووکامرس ابزار درون‌ریزی و برون‌بری CSV دارد. روش من برای انبارگردانی‌های بزرگ این است: برون‌بری با ستون‌های شناسه، SKU، نام و موجودی؛ دادن فایل به انباردار تا در اکسل عددها را به‌روز کند؛ و درون‌ریزی با گزینه «به‌روزرسانی محصولات موجود». قبلش حتماً پشتیبان بگیرید. یک ستون اشتباه در CSV می‌تواند قیمت صدها محصول را به‌هم بریزد. این را از تجربه می‌گویم.

افزونه مدیریت سریع انبار

برای کارهای روزمره، مثل وقتی بار جدیدی رسیده یا می‌خواهید چند موجودی را سریع اصلاح کنید، CSV کمی سنگین است. افزونه مدیریت سریع انبار را دقیقاً برای همین نوشتم: یک جدول که همه محصولات و متغیرها را با موجودی‌شان نشان می‌دهد، جست‌وجو با نام یا SKU، و ذخیره بدون باز کردن هر محصول. همان فروشگاه پوشاکی که اولش گفتم، با این روش کار یک روزه را به کمتر از یک ساعت رساند.

هماهنگی با فروشگاه حضوری

اگر هم آنلاین می‌فروشید و هم حضوری، مهم‌ترین قانون این است که فقط یک منبع حقیقت وجود داشته باشد. یا سایت مرجع است و فروش حضوری هم در سایت ثبت می‌شود، یا نرم‌افزار حسابداری مرجع است و موجودی به سایت همگام‌سازی می‌شود. حالتی که دو سیستم جدا هر کدام موجودی خودشان را دارند و هر شب کسی دستی تطبیقشان می‌دهد، دیر یا زود به فروش کالای ناموجود ختم می‌شود.

برای همگام‌سازی با نرم‌افزارهای حسابداری ایرانی، بعضی‌شان افزونه یا API دارند. اگر ندارند، معمولاً با یک اسکریپت زمان‌بندی‌شده که فایل خروجی را می‌خواند و از طریق REST API ووکامرس موجودی را به‌روز می‌کند، کار راه می‌افتد. این از کارهایی است که در توسعه افزونه اختصاصی زیاد انجام می‌دهم.

موجودی و سرعت سایت

یک نکته فنی که کمتر به آن توجه می‌شود: هر تغییر موجودی، کش صفحه محصول را باطل می‌کند. اگر به‌روزرسانی خودکار موجودی هر پنج دقیقه همه محصولات را دست بزند، حتی آن‌هایی که تغییری نکرده‌اند، عملاً کش سایت هیچ‌وقت گرم نمی‌ماند. اسکریپت همگام‌سازی باید فقط محصولاتی را به‌روز کند که عددشان واقعاً عوض شده. بیشتر درباره کش در افزایش سرعت وردپرس نوشته‌ام.

گزارش موجودی

بخش «تحلیل > موجودی» ووکامرس فهرست محصولات کم‌موجود و ناموجود را نشان می‌دهد. پیشنهادم این است که هفته‌ای یک بار این گزارش را ببینید، نه فقط وقتی ایمیل هشدار آمد. گاهی محصولی ماه‌ها ناموجود مانده و کسی متوجه نشده، در حالی که صفحه‌اش هنوز بازدید می‌گیرد. چنین محصولی یا باید دوباره تأمین شود یا صفحه‌اش به محصول جایگزین ریدایرکت شود.

نمایش موجودی به مشتری

در تنظیمات موجودی، گزینه «قالب نمایش موجودی» تعیین می‌کند مشتری عدد دقیق را ببیند یا نه. سه حالت دارد: همیشه عدد را نشان بده، فقط وقتی کم است نشان بده، هرگز نشان نده.

من برای بیشتر فروشگاه‌ها حالت دوم را انتخاب می‌کنم. جمله «فقط ۲ عدد باقی مانده» واقعاً روی تصمیم خرید اثر دارد، اما نمایش «۱۴۷ عدد در انبار» نه تنها کمکی نمی‌کند، بلکه اطلاعات فروش شما را در اختیار رقبا هم می‌گذارد. فقط مطمئن شوید عدد واقعی است. مشتری‌ای که ببیند یک هفته است همان «۲ عدد باقی مانده» نوشته شده، دیگر به هیچ چیز سایت اعتماد نمی‌کند.

برای محصولات متغیر، قالب‌های خوب وقتی مشتری رنگ یا سایز را انتخاب می‌کند وضعیت همان متغیر را نشان می‌دهند. اگر قالب شما سایزهای ناموجود را هم قابل انتخاب نشان می‌دهد و فقط بعد از کلیک خطا می‌دهد، ارزش دارد این را اصلاح کنید؛ با چند خط کد می‌شود گزینه‌های ناموجود را کم‌رنگ یا غیرفعال کرد.

انبارگردانی دوره‌ای

هیچ سیستمی بدون شمارش فیزیکی دقیق نمی‌ماند. کالا آسیب می‌بیند، اشتباه ارسال می‌شود، برگشتی‌ها گاهی ثبت نمی‌شوند. پیشنهادم این است که به جای یک انبارگردانی بزرگ سالانه، هر هفته یک دسته محصول را بشمارید. این روش فروش را متوقف نمی‌کند و اختلاف‌ها را زودتر نشان می‌دهد.

برای این کار، از فهرست محصولات با فیلتر دسته یک خروجی بگیرید، چاپ کنید و انباردار عدد واقعی را کنارش بنویسد. بعد فقط اختلاف‌ها را در سایت اصلاح کنید و علت هر اختلاف بزرگ را پیدا کنید.

خطاهای رایجی که دیده‌ام

موجودی منفی: وقتی پیش‌خرید فعال است یا سفارش دستی از پیشخوان ثبت می‌شود، موجودی می‌تواند منفی شود. عدد منفی یعنی شما کالایی فروخته‌اید که ندارید. گزارش را چک کنید.

برنگشتن موجودی بعد از لغو: ووکامرس وقتی سفارش لغو می‌شود موجودی را برمی‌گرداند، اما اگر سفارش را مستقیم حذف کنید یا وضعیت را از «تکمیل‌شده» به حالت دیگری ببرید، رفتارش ممکن است آن چیزی نباشد که انتظار دارید. سفارش را حذف نکنید؛ لغو کنید.

دو برابر کم شدن موجودی: معمولاً تقصیر افزونه درگاه یا افزونه‌ای است که وضعیت سفارش را دوبار تغییر می‌دهد. یادداشت‌های سفارش را نگاه کنید؛ تغییرات موجودی آن‌جا ثبت می‌شود.

جمع‌بندی عملی

اگر فقط سه کار از این مقاله انجام می‌دهید: مدیریت موجودی را در سطح درست (متغیر یا محصول) فعال کنید، برای همه محصولات SKU معنادار بگذارید و آستانه کمبود را بر اساس زمان تأمین تعیین کنید. بقیه بهینه‌سازی‌ها وقتی ارزش دارند که این پایه درست باشد.

اگر فروشگاهتان پرمحصول است و ویرایش موجودی وقت زیادی می‌گیرد، افزونه مدیریت سریع انبار را ببینید. و اگر نیاز به اتصال انبار به سیستم دیگری دارید، از صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

موجودی و محصولات بسته‌ای

اگر محصولی می‌فروشید که از چند کالای دیگر تشکیل شده، مثلاً یک بسته هدیه شامل سه محصول جدا، ووکامرس به‌صورت پیش‌فرض موجودی اجزا را کم نمی‌کند. یا باید بسته را محصول جدا با موجودی مستقل در نظر بگیرید و هر بار دستی هماهنگ کنید، یا از افزونه محصولات بسته‌ای استفاده کنید که موجودی اجزا را مدیریت می‌کند. برای چند بسته محدود، روش اول ساده‌تر است. وقتی تعداد بسته‌ها زیاد شد، روش دوم جلوی فروش بسته‌ای را می‌گیرد که یکی از اجزایش تمام شده.

سؤال‌های رایج

ووکامرس چند انبار را پشتیبانی می‌کند؟

به‌صورت پیش‌فرض نه؛ هر محصول یک عدد موجودی دارد. برای چند انبار باید از افزونه استفاده کنید یا منطق را سفارشی بنویسید. قبل از این کار مطمئن شوید واقعاً لازم است؛ خیلی وقت‌ها یک انبار با برچسب مکان در یادداشت محصول کافی است.

موجودی را می‌شود از طریق API به‌روز کرد؟

بله. REST API ووکامرس اجازه می‌دهد موجودی محصول و متغیر را با SKU پیدا و به‌روز کنید. برای همگام‌سازی با نرم‌افزارهای دیگر همین راه را پیشنهاد می‌کنم.